مقالات

آموزش نوشتن نامه رسمی و غیر رسمی به زبان انگلیسی

اگر که دانشجو، کارمند و یا مدیر برتر یک شرکت هستید دیر یا زود باید نحوه نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی را بیاموزید. برای نوشتن آن باید با اطلاعات و قوانینی آشنا شوید زیرا نوشتن این نامه همانطور که از نامش پیدا است باید به صورت کاملاً رسمی نوشته شود و از هر گونه ایده شوخی و یا عبارات غیررسمی خودداری شود. تنها چیزی که باید در نامه رسمی استفاده شود، حقایق و عبارات رسمی میباشد. همچنین هنگام نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی باید دقت کنید که تمام عبارات را در نهایت سادگی و وضوح به کار ببرید.

همانطور که در بالا گفته شد نامه رسمی به زبان انگلیسی دارای قواعد و اصول خاصی میباشد. برای نوشتن آن باید براساس گام‌هایی مشخص پیش رفت که در این مقاله به آنها خواهیم پرداخت.

نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی

مراحل نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی

نامه‌های رسمی معمولاً دارای ساختارهای متنوعی هستند که بسته به موقعیت، گیرنده نامه و… متفاوت میباشد.  برای نوشتن این دسته از نامه ها باید جزئیات زیادی را مورد توجه قرار داد اما یکی از مهم ‌ترین ملاک ها برای نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی، عدم استفاده از عبارات غیر رسمی میباشد.

برای نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی نیز باید مراحلی را طی کرد تا به ساختار درستی از آن دست پیدا کرد. در اینجا به نکاتی که برای نوشتن نامه رسمی نیاز است می پردازیم:

آدرس

در اولین بخش آن باید آدرس خود و آدرس فرد گیرنده را یادداشت کنید. نوشتن آدرس خود بسیار مهم میباشد زیرا شما نامه را می‌‌نویسید تا از فرد گیرنده پاسخ، دریافت کنید. همچنین محل درج آدرس فرد فرستنده، قسمت بالا و سمت راستِ نامه میباشد. محل نوشتن آدرس فرد گیرنده نیز قسمت پایینی آدرس فرستنده و در گوشه سمت چپ نامه می باشد.

تاریخ

نوشتن تاریخ نیز یکی از موضوعاتی است که در نوشتن نامه، چه رسمی و چه غیررسمی، باید رعایت شود اما قانونِ مشخصی در باب محل درج تاریخ وجود ندارد و افراد می‌توانند در بخش‌های مختلفی از نامه آن را درج نمایند. فرستندگان معمولاً تاریخ روز را در بخش پایین و راست نامه و یا سمت راست و پایین محل آدرس می نویسند.

نکته: در نوشتن تاریخ، بهتر است برای نشان دادن ماه مربوطه به جای عدد از کلمه استفاده کنید.

احوال ‌پرسی

مرحله‌ای بسیار مهم در نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی احوال‌پرسی و یا همان Greetings میباشد. زیرا این بخش از نامه شامل اولین اطلاعاتی است که حقیقتاً برای فرد گیرنده اهمیت دارد. همچنین برای نوشتن این بخش با 2 نوع Salutation مواجه هستیم که عبارتند از:

  • نوع اول: فرد گیرنده را می‌شناسیم و در نتیجه نام او را می‌نویسم. در این نوع از salutation نیز می‌توانیم ابتدا از عبارات استانداردی مانند  Dr، Mr، Mrs و… استفاده کنیم سپس نام فرد را اضافه کنیم. همچنین در صورتیکه فرد گیرنده خانم باشد و اطلاع دقیقی از وضعیت تأهل وی نداشته باشید خوب است از عبارت Ms  پیش از نام او استفاده کنید. مانند:

Dear Ms Williams

  • نوع دوم: فرد گیرنده را نمی شناسیم و درنتیجه نام او را نیز نمی‌دانیم. در شرایطی مشابه این حالت می‌توان از عبارت Sir یا Madame یا عبارت To Whom it May Concern استفاده کرد. همچنین در صورتیکه از جنسیت فرد گیرنده اطلاع نداشتید می‌توانید از عبارتی مانند Dear استفاده کنید. مانند:

Dear Sony Music

پس از اینکه فرد موردنظر را خطاب قرار دادید باید آنچه که می‌خواهید را در ساختاری سازمان‌یافته بنویسید. هر کدام از پاراگراف‌هایی که می‌نویسید باید هدفی داشته باشد. به بیانی دیگر هیچ کدام از قسمت‌های نامه شما نباید بی‌دلیل یا بی‌هدف باشد.

مقدمه

بعد از مرحله salutation نوبت به متن نامه می‌رسد. اولین پاراگرافِ نامه، مقدمه است و همانطور که از نامش پیدا است مقدمه‌ای از هدف کلی نامه را در اختیار گیرنده قرار می‌دهد. یکی از عباراتی که در نوشتن مقدمه رایج است استفاده از اصطلاحات تشکرآمیز و یا معرفیِ خود است. برای درک بهتر به مثال زیر توجه کنید:

Dear Mr. Anders,

Thank you for taking the time to meet with me last week. I would like to follow up on our conversation and have a few question for you.

بدنه اصلی متن

بدنه اصلی متن یا Body به همان پاراگراف‌هایی که بعد از بخش مقدمه می‌آید گفته می‌شود. این بخش از نامه درحقیقت شامل اطلاعات اصلی نامه می‌شود و هدف اصلی از نوشتن نامه را گسترش می‌دهد. مثال زیر نمونه‌ای از پاراگراف Body می باشد:

Our project is moving forward as scheduled. We’d like to develop a training program for staff at the new locations. To this end, we have decided to rent out space in the local business exhibition center. New staff will be trained by our experts in personnel for three days. In this way, we’ll be able to meet demand from the first day.

بدنه اصلی نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی

بخش انتهایی

بخش انتهایی نامه نیز آخرین قسمت نامه میباشد که باید احساس پایانی که گیرنده منتقل کند.

مانند:

Thank you for your consideration of my suggestions. I look forward to an opportunity to discuss this matter further.

بخش انتهایی نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی

بهتر است بخوانید: آموزش مکالمه انگلیسی برای کار

نامه غیر رسمی انگلیسی

در این نوع نامه نگاری، شما حتماً فرد مقابل را می شناسید و رابطه تان با وی چندان رسمی نمی باشد. می توانید نامه را با عبارت Dear آغاز کرده و بعد از این کلمه، نام طرف مقابل را بنویسید. به این بخش salutation می گویند که همان سلام اول نامه است. البته شایان ذکر است در صورتی که چیزی که می نویسید ایمیل است و نه یک نامه روی کاغذ، آوردن این بخش کاملاً اختیاری میباشد. با این حال توصیه می شود که حتما این بخش را در ایمیل خود بگذارید. به مثال های زیر برای salutation دقت کنید:

Dear Reza,

Dear Jane,

حواستان باشد که بعد از نام باید حتما یک کاما (,) قرار دهید. حال از آنجاییکه نامه تان غیر رسمی میباشد، جملات درون متن نامه می توانند حالت غیر رسمی تری داشته باشند. برعکس نامه رسمی که در آن استفاده از عبارات غیر رسمی درست نیست و مثلاً نمی توانید از Slang ها استفاده کنید. به جملات زیر دقت کنید میتوانید از جملات زیر استفاده کنید:

Thanks for sending me that beautiful postcard for my birthday.

Sorry it’s taken me so long to write.

I hope you’re well.

Thank you for your letter. It was great to hear from you.

Your last letter was a real surprise. It was so kind of you to remember about…

Thanks a lot for the information you’ve sent me in your last letter.

I’m sorry to hear/learn …

I’m so pleased to hear …

It’s great to hear …

What wonderful news about …

I’ve just received your letter. I’m so happy to hear that…

I’m sorry I haven’t answered earlier but I was really busy with my school.

I’m sorry I haven’t written for so long but…

Good to see you again last week.

به هر حال با توجه به موضوع نامه، جملات هم حتماً متفاوت خواهند بود! اما از آنجایی که نامه مورد نظرتان غیر رسمی است، به راحتی می توانید از عبارات غیر رسمی مثل well, by the way, anyway, so و عباراتی از این قبیل استفاده کنید. همچنین استفاده از مخفف هایی مثل don’t در نامه غیر رسمی مجاز میباشد.

نوشتن نامه غیر رسمی به زبان انگلیسی

تفاوت بین نامه های رسمی و غیررسمی

نامه رسمی بسیار متفاوت از نامه غیر رسمی هستند. نامه های غیر رسمی  به سبک و سیاق شخصی نوشته می شوند و معمولا مخاطبان آن بستگان، دوستان و افرادی هستند که شما با آن های رابطه دوستانه و غیر حرفه ای دارید. در حالی که،  در نامه های رسمی و اداری باید کلمات و اصطلاحات خاص و مودبانه استفاده شوند ولی در نامه های غیر رسمی چنین اجباری وجود ندارد.

شما در تصویر زیر می‌توانید نمونه یک نامه رسمی به زبان انگلیسی را مشاهده نمایید:

نمونه نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی

در پایان با بازبینی مجدد نامه خود سعی کنید یکپارچگی متن را حفظ کنید. مقدمه، بدنه اصلی و نتیجه‌گیری باید در یک راستا و مرتبط با هم باشد.

[تعداد: 1   میانگین: 5/5]
برچسب ها

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دکمه بازگشت به بالا
Call Now Button