مقالات

چگونه در زبان انگلیسی نامه نگاری کنیم؟

در دنیای امروز، بیشتر مشاغل با فروشندگان، خریداران و یا همکاران خارجی در ارتباط اند. این مساله باعث شده است که توانایی نامه نگاری به زبان انگلیسی از ملزومات مشاغل حرفه ای شود. برای نوشتن یک نامه به انگلیسی تنها دانستن زبان انگلیسی کافی نمیباشد برای اینکه بتوانید یک نامه به زبان انگلیسی بنویسید نیاز است که اصول نامه نگاری را بدانید. ما دراین مقاله میخواهیم اصول نامه نگاری به زبان انگلیسی را به شما آموزش دهیم تا انتهای این مطلب همراه ما باشید.

انواع نامه

انواع نامه

در یک تقسیم بندی، نامه ها به دو دسته تقسیم می شوند؛ نامه های  رسمی و اداری  و  نامه های غیر رسمی و دوستانه.

بهتر است بخوانید: آموزش مکالمه انگلیسی برای کار

نامه رسمی

نامه های رسمی و اداری از آن دسته از نامه هایی میباشند که با هدف  انجام امور اداری، بازرگانی و طرف های تجاری نوشته می شوند و می توانند براساس موضوعاتی شبیه به  انجام معاملات تجاری، معرفی شرکت، دعوت به همکاری و معرفی محصول نوشته شوند.

نامه غیر رسمی و رسمی

نامه غیر رسمی

نامه های غیر رسمی جز آن دسته از نامه هایی می باشد که خارج از روابط  اداری و رسمی نوشته شده و بیشتر به هدف انجام مکاتبات دوستانه و خانوادگی بکار می روند. اگر تصمیم دارید نامه ای به زبان انگلیسی بنویسید پیشنهاد می شود ابتدا آن را به زبان فارسی تهیه کرده سپس به زبان انگلیسی ترجمه کنید.

بهتر است بخوانید: آموزش نوشتن نامه رسمی و غیر رسمی به زبان انگلیسی

اجزای نامه رسمی

یک نامه اداری در ایمیل باید دارای اجزایی باشد که در زیر توضیح داده شده است:

  1. موضوع(Subject line)

هر نامه اداری با هر هدفی هم که نوشته شود باید در ابتدای نامه هدف را واضح و دقیق بیان کند. این بخش را در نامه  موضوع نامه می نامند. فرض کنید موضوع نامه می تواند پیام تبریک و یا تبلیغ محصولی باشد و یا مثلا به صورت Congratulations on Promotion، New Sale بیان می شود.

  1. اطلاعات تماس (Contact information)

در یک نامه اداری حتما اطلاعات تماس شامل نام کامل، شماره تماس، آدرس و ایمیل میباشد. این اطلاعات معمولا در بالای صفحه میباشد و در زیر آن معمولا اطلاعات شخص گیرنده و تاریخ قرار می گیرد. در پایین صفحه معمولا اطلاعاتی مثل signature  قرار می گیرند.

  1. سلام و احوال پرسی (greeting)

در ابتدای نامه باید نوعی ادای احترام مطرح شود. البته باید دقت داشته باشید که اسم و لقب مخاطب را به درستی بنویسید. در واقع این همان heading است.  برای مخاطب قرار دادن دیگران از عناوینی مثلا آقا Mr. ، خانم متاهل Mrs. ، خانم مجرد Miss.، برای خانم ها با وضعیت تاهل نامشخص Ms، آقایان بیش از دو نفر Messers استفاده کنید. همچنین، استفاده از عناوین ویژه ای مثل  دکتر Dr.، پروفسور Prof.، کاپیتان Capt.، سرگرد Maj.، سرهنگ Col.، ژنرال Gen. ، لرد Lord، بانو Lady و  را  برای مواقعی استفاده کنید که نام دریافت کننده نامه را نمی دانید. پس از این عبارت، و نام شخص و یا شرکت را ذکر کنید.

  1. مقدمه کوتاه ( a Brief Introduction)

نوشتن یک مقدمه کوتاه، در ابتدای نشانه ادب میباشد و باعث جلب نظر و توجه مخاطب میشود. یک شروع خوب می تواند مقدمه خوبی باشد برای اینکه متن اصلی ایمیل را شروع کنید، باشد. برای مثال می توانید از عباراتی مثل Good Day. I hope you are well استفاده کنید.

  1. هدف اصلی از نوشتن نامه (The main purpose of the letter)

این بخش متن اصلی نامه و هدف شما از نوشتن نامه را نشان می دهد متن اصلی نامه نباید بیش از یک صفحه شود زیرا قطعا خواننده نامه را خسته میکند. پس باید، به زبان خلاصه و خیلی دقیق موضوع اصلی نامه را بیان کنید. در صورتی که شما در حال نوشتن یک متن ایمیل و یک نامه اداری هستید، متن نامه باید کوتاه تر باشد.  این در واقع the body of letter است.

  1. پایان نامه (closing)

در پایان هر نامه برای ادای احترام و قدردانی کلمه ای نوشته می شود. برای نامه های حرفه ای باید از عبارات پایانی رسمی استفاده کنید.

  1. امضا (signature )

در پایان نامه معمولا امضا ارسال کننده که شامل نام فرستنده نامه  میباشد، آورده می شود. اشاره به نام خود در پایان نامه کافی است.

امضا در نامه

بهتر است بخوانید: آشنایی با ساختار رایتینگ آیلتس

نمونه نامه اداری

نمونه زیر یک ایمیل اداری است. به نحوه استفاده از گرامر نیز توجه کنید. خواندن نمونه های مختلف مهارت نامه نگاری به زبان انگلیسی شما را تقویت خواهد کرد.

Subject: Thank you for meeting with me

Dear Mr. Markham,

I appreciated you taking the time to chat with me today about ABC News Company, and the ever-changing media world. As I approach my graduation date from XYZ Journalism School, I’m full of questions about the roles available in media. Your insights gained from your career in the industry, as well as your perspective on ABC News Company’s five-year plan, were incredibly helpful.

I was particularly struck by your ideas on long-form journalism, along with the help (and problems) that social media can provide investigative journalists. You’ve given me much to think about as I embark on my job search. And, I’m so appreciative for your actionable advice about my writing portfolio — it was so kind of you to really dig in and share your ideas for how to structure it.

I look forward to staying in touch, and will let you know how my job search progresses. I hope you’ll keep me in mind if any roles open up at ABC New Company, too. Thank اyou again for taking the time to meet today, and for your thoughtful notes on my portfolio.

Sincerely,

James Fitzpatrick

Email Address

Phone Number

LinkedIn URL (optional)

امیدواریم این مقاله برایتان مفید بوده باشد و با کمک آن بتوانید در زبان انگلیسی بهتر عمل کنید برای آموزش تخصصی زبان انگلیسی می توانید با تماس با شماره های 02126421307 – 09352120031 تعیین سطح شوید.

 

[تعداد: 0   میانگین: 0/5]
برچسب ها

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دکمه بازگشت به بالا
Call Now Button