مقالات

چگونه یک ایمیل حرفه ای به زبان انگلیسی بنویسیم؟

از مسائلی که بسیاری از دانشجویان و فارغ التحصیلان دانشگاهی به ویژه افراد غیرانگلیسی زبان با آن روبرو هستند، نحوه‌ی صحیح نوشتن یک ایمیل حرفه ای به زبان انگلیسی به منظور برقراری ارتباط با اساتید و کارکنان دانشگاه های خارجی است. ایمیل رایج ترین شکل ارتباط می باشد، در نتیجه ساخت یک ایمیل اصولی بسیار مهم است. اگر چه ایمیل ها به اندازه کافی رسمی نیستند، اما ارائه دهنده‌ی تصویری خوب و همچنین حرفه ای از شما و یا شرکت شما می باشند.

نحوه نوشتن یک ایمیل رسمی

در ادامه تمامی نکات  و همچنین مراحل نوشتن یک ایمیل حرفه ای را بهمراه مثال به شما معرفی خواهیم کرد.

ایمیل حرفه ای انگلیسی

1-ایمیل خود را با سلام و یک تبریک شروع کنید.

دقت داشته باشید که همیشه ایمیل خود را با سلام و یک تبریک شروع کنید، اگر که رابطه رسمی بین شما با خواننده وجود دارد، از نام و نام خانوادگی آنها استفاده نمایید.

2-تشکر از گیرنده را فراموش نکنید.

این مرحله را فقط زمانی انجام دهید که یک مشتری، یا متقاضی درباره شرکت شما یا خدمات شما سوالی پرسیده باشد. برای این کار بعد از مرحله ۱ باید از عبارت

Thank you for contacting ABC company

ممنون که با شرکت ABC ارتباط برقرار کردید.

اما اگر مشتری نبود و برای یک نفر ایمیلی فرستادید و او به شما پاسخ داد، از یکی از این دو عبارت زیر استفاده کنید:

Thank you for your prompt reply (بابت پاسخ سریع تون متشکرم)

Thanks for getting back to me (ممنون که پاسخ دادید)

حتما بخوانید: آموزش نوشتن نامه رسمی و غیر رسمی به زبان انگلیسی

3-متن اصلی نامه را بنویسید.

در این قسمت هدفتان از نامه را بنویسید هدف شما ممکن است درخواست چیزی باشد، پیشنهاد کمک باشد، انتقاد باشد، عذرخواهی باشد و …

در ابتدا هدف خود را از طریق ایمیل روشن کنید و سپس به متن اصلی ایمیل خود بروید. فراموش نکنید، خواننده ایمیل ها قصد دارد آن ها را به سرعت بخوانند، بنابراین جملات خود را کوتاه و روشن بیان کنید. شما همچنین باید به گرامر ، هجی و نگارش دقت زیادی داشته باشید تا تصویری حرفه ای از خود و شرکت خود ارائه دهید.

4-در این قسمت متن پایان ایمیل را بنویسید.

قبل از اینکه ایمیل خود را بصورت کامل به اتمام برسانید که یک بار دیگر از طرف خود برای خواندن ایمیل تشکر کنید زیرا این کار مودبانه میباشد.

5-ایمیل را تمام کنید.

در انتها ایمیل، با یکی از عبارت های مودبانه ایمیل خود را به اتمام برسانید به جملات زیر دقت کنید:

Best regards-Sincerely-Thank you

نکات مهم در زمان نوشتن یک ایمیل انگلیسی رسمی

  1. نوشتن عنوان گیرا و مشخص
  2. نقطه گذاری صحیح و درشت نویسی به موقع حروف
  3. بهتر است ایمیل کوتاه و نکات مورد نظر به صورت خلاصه بیان گردد.
  4. اگر که ایمیل در روزهای کاری هفته ارسال گردد بهتر است.
  5. فایل رزومه و یا مقالات پژوهشی خود را در همان ایمیل اول به ایمیل ضمیمه نکنید.
  6. از کلمات و عبارات تخصصی و مربوط به موضوع صحبت مورد نظر صحبت نمایید.
  7. از عبارات آقا Mr و یا خانم Mrs  استفاده نکنید.
  8. از کلمات و جملات محاوره‌ای، عامیانه و یا مخفف استفاده نکنید.
  9. به طور مستقیم از استاد مربوطه در ایمیل اول تقاضای فاند و یا کمک هزینه تحصیلی نکنید.
  10. قبل از ارسال به دقت گرامر و املای کلمات تایپ شده را مورد بررسی قرار دهید.

ایمیل حرفه ای انگلیسی

نمونه ای از ایمیل حرفه ای انگلیسی شخصی

Dear Smith Family,

Hello, my name is John. I received a confirmation letter from the exchange organization today. It said I’ll be staying with you for two months later this year. I wanted to introduce myself so you can know a bit more about me.

I’m 18 years old. I like listening to rock music, playing basketball and reading comic books. I will graduate from high school later this year, and I hope to go to college next year. I’ve never traveled outside of my country, so meeting you and visiting your country will be an exciting, new experience for me!

I’d also like to know more about you, so if you have a chance, please write back at this email address. If you have any questions for me, I’d be happy to answer them.

Thanks again for agreeing to host me—I’m very excited to meet you in person!

John

ایمیل حرفه ای انگلیسی رسمی

نمونه ای ایمیل حرفه ای انگلیسی نیمه رسمی

Dear Professor Smith,

I really enjoyed your Introduction to Writing Course, and I was interested in continuing by taking the Advanced Writing Course next semester. I’d like to meet with you to ask a few questions about the course, and also to get more information about the scholarship for international students.

Would it be possible to meet with you at your office sometime next week? I’m available during your regular office hours on Monday and Wednesday (2-5 p.m.), but if you’re busy on those days, I could also meet any time on Tuesday or on Friday afternoon. Please let me know what day and time would work best for you.

Thanks very much for your time and help!

John Johnson

ایمیل حرفه ای انگلیسی نیمه رسمی

نمونه ای از ایمیل حرفه ای انگلیسی رسمی

To Whom It May Concern,

I recently bought a toaster from your company, but unfortunately it appears that the heating element isn’t working correctly.

For reference, the model number is TOS-577, and I bought it on May 1, 2016 at the Toaster Emporium in New York City. I returned the toaster to the store, but they said I should contact you because the model had been an “open-box” discontinued model. Because of that, they weren’t able to offer a refund or exchange.

I can understand the Toaster Emporium’s position, but the toaster shouldn’t have broken so soon. It is still covered under your company’s one-year warranty, so I would like to exchange the toaster for a working model. If that isn’t possible I would like to receive a refund. Please let me know what steps I need to take for this to happen.

Thanks very much for your help with this situation.

Sincerely,

John Johnson

نکات مهم برای نوشتن نامه حرفه ای انگلیسی

با تشکر از شما برای مطالعه این مقاله از مای آیلتس در صورتی که در بخشی از این مقاله سوالی داشتید می توانید در قسمت دیدگاه ها با ما در میان بگذارید.

[تعداد: 0   میانگین: 0/5]
برچسب ها

نوشته های مشابه

‫۳ نظرها

    1. بهتره ایمیلتون به صورت رسمی باشد و همانطور که در مقاله اشاره کرده ایم درخواست اصلیتان را مستقیم بیان نکنید

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دکمه بازگشت به بالا
Call Now Button